ניהול מסמכים - מדריך שימוש

כאן תוכלו למצוא רשימה מפורטת של פעולות שקשורות לניהול מסמכים במערכת.

יצירת מסמך או תיקיה

• מסמך חדש/תיקיה חדשה: ניתן ליצור רק מתוך לקוח או תיק.

חיפושים

• חיפוש רגיל / חיפוש מתקדם: אפשרויות חיפוש לפי שדות שונים, עם אפשרות חיפוש לפי מספר שדות במקביל.
• חיפוש טקסטואלי: אפשרות לחיפוש בתוך תוכן המסמך (למשל, קבצי Word, Excel, PowerPoint, PDF).
• חיפוש בתוך תיקייה: ניתן לחפש גם בתוך תיקייה ספציפית.
• ניתן לחפש לפי שם תיקייה / תתי תיקיות רק אחרי שבוחרים תיק

פעולות על מסמך

• עריכה:

  • שני משתמשים לא יכולים לערוך את אותו מסמך בו-זמנית.
  • בעת עריכה, המסמך ננעל למשתמשים אחרים לעריכה.
  • בניסיון לפתוח מסמך לעריכה, הפתוח אצל משתמש אחר, תופיע הודעה ובה שם העובד שאצלו פתוח המסמך לעריכה.
  • לאחר שמירה, המסמך יועלה אוטומטית חזרה לספריית המסמכים.
  • שימו לב - שמירה בשם מנתקת את המסמך מהלויאל, והשינויים שבו לא ישמרו בלויאל, אלא במיקום החדש המקומי בו תבחרו לשמור את המסמך.

• קריאה בלבד: ניתן לפתוח מסמך הנמצא בעריכה אצל משתמש אחר בפורמט קריאה בלבד. שינויים לא יישמרו במערכת.

• פרטים: בלחיצה על פרטים ניתן לראות את כל פרטי המסמך.

• מחיקה: בלחיצה על מחיקה, המסמך יימחק מהמערכת.

• העברה: בלחיצה על כפתור העברה נפתח חלון העברה בו בוחרים את הלקוח/תיק/תתי תיקיות להעברת המסמך.

  בלחיצה על שמירה, המסמך יועבר לתיקייה הנבחרת.

• שליחה במייל:

  • כותרת המייל תהיה שם המסמך והמסמך יהיה מצורף.
  • שליחה בשם סימוכין: במקום שם המסמך יופיע מספר הסימוכין של המסמך.
  • שליחה להודעה פתוחה: יתלבש על המייל האחרון שהיה פעיל וישלח רק לפי שם המסמך.

  • שליחת קישור: שולח קישור ללויאל, שלחיצה עליו פותחת את המערכת ומאפשר לפתוח את המסמך ישירות מהמערכת. השינויים לאחר שמירה יישמרו ישירות למערכת.

• הורדה:

  • המסמך יישמר בתיקיית הורדות במחשב.

• שכפול:

  • בלחיצה על כפתור שכפול נפתח חלון שבו ניתן לבחור האם לשכפל את המסמך לאותה תיקייה או לתיקייה אחרת.

• שינוי שם: לחיצה על הכפתור לשינוי שם המסמך.

• גרסה חדשה:

  • בעת יצירת גרסה חדשה, הגרסה הקודמת נשמרת במצב 'קריאה בלבד' ונוצרת גרסה חדשה שניתן לערוך.
  • ניתן לצפות בגרסאות הישנות באמצעות לחיצה על החץ השחור שנמצא מימין לאייקון של סוג הקובץ.
  • ניתן לשכפל גרסה ישנה ולערוך את הקובץ, אך הוא לא יישמר תחת אותה גרסה.

בחירה מרובה

• ניתן לבצע פעולות על מספר מסמכים יחדיו: הורדה, העברה, שכפול, שליחה או מחיקה.

תיוק מסמכים

• הוספת המסמך:
  • באמצעות גרירה: ניתן לגרור את הקובץ לתוך התיקייה.
  • באמצעות לחיצה על 'תיוק': ניתן ללחוץ על כפתור התיוק בלויאל ולבחור את הקובץ הרצוי.
  • באמצעות שימוש בתוסף ל Outlook