כאן תוכלו למצוא רשימה מפורטת של פעולות שקשורות לניהול מסמכים במערכת.
יצירת מסמך או תיקיה
- מסמך חדש/תיקיה חדשה: ניתן ליצור רק מתוך לקוח או תיק.
חיפושים
- חיפוש רגיל / חיפוש מתקדם: אפשרויות חיפוש לפי שדות שונים, עם אפשרות חיפוש לפי מספר שדות במקביל.
- חיפוש טקסטואלי: אפשרות לחיפוש בתוך תוכן המסמך (למשל, קבצי Word, Excel, PowerPoint, PDF).
- חיפוש בתוך תיקייה: ניתן לחפש גם בתוך תיקייה ספציפית.
- ניתן לחפש לפי שם תיקייה / תתי תיקיות רק אחרי שבוחרים תיק
פעולות על מסמך
-
עריכה:
- שני משתמשים לא יכולים לערוך את אותו מסמך בו-זמנית.
- בעת עריכה, המסמך ננעל למשתמשים אחרים לעריכה.
- בניסיון לפתוח מסמך לעריכה, הפתוח אצל משתמש אחר, תופיע הודעה ובה שם העובד שאצלו פתוח המסמך לעריכה.
- לאחר שמירה, המסמך יועלה אוטומטית חזרה לספריית המסמכים.
- שימו לב - שמירה בשם מנתקת את המסמך מהלויאל, והשינויים שבו לא ישמרו בלויאל, אלא במיקום החדש המקומי בו תבחרו לשמור את המסמך.
-
קריאה בלבד: ניתן לפתוח מסמך הנמצא בעריכה אצל משתמש אחר בפורמט קריאה בלבד. שינויים לא יישמרו במערכת.
-
פרטים: בלחיצה על פרטים ניתן לראות את כל פרטי המסמך.
-
מחיקה: בלחיצה על מחיקה, המסמך יימחק מהמערכת.
-
העברה: בלחיצה על כפתור העברה נפתח חלון העברה בו בוחרים את הלקוח/תיק/תתי תיקיות להעברת המסמך.
בלחיצה על שמירה, המסמך יועבר לתיקייה הנבחרת. -
שליחה במייל:
- כותרת המייל תהיה שם המסמך והמסמך יהיה מצורף.
- שליחה בשם סימוכין: במקום שם המסמך יופיע מספר הסימוכין של המסמך.
- שליחה להודעה פתוחה: יתלבש על המייל האחרון שהיה פעיל וישלח רק לפי שם המסמך.
-
שליחת קישור: שולח קישור ללויאל, שלחיצה עליו פותחת את המערכת ומאפשר לפתוח את המסמך ישירות מהמערכת. השינויים לאחר שמירה יישמרו ישירות למערכת.
-
הורדה:
- המסמך יישמר בתיקיית הורדות במחשב.
-
שכפול:
- בלחיצה על כפתור שכפול נפתח חלון שבו ניתן לבחור האם לשכפל את המסמך לאותה תיקייה או לתיקייה אחרת.
-
שינוי שם: לחיצה על הכפתור לשינוי שם המסמך.
-
גרסה חדשה:
- בעת יצירת גרסה חדשה, הגרסה הקודמת נשמרת במצב 'קריאה בלבד' ונוצרת גרסה חדשה שניתן לערוך.
- ניתן לצפות בגרסאות הישנות באמצעות לחיצה על החץ השחור שנמצא מימין לאייקון של סוג הקובץ.
- ניתן לשכפל גרסה ישנה ולערוך את הקובץ, אך הוא לא יישמר תחת אותה גרסה.
בחירה מרובה
- ניתן לבצע פעולות על מספר מסמכים יחדיו: הורדה, העברה, שכפול, שליחה או מחיקה.
תיוק מסמכים
- הוספת המסמך:
- באמצעות גרירה: ניתן לגרור את הקובץ לתוך התיקייה.
- באמצעות לחיצה על 'תיוק': ניתן ללחוץ על כפתור התיוק בלויאל ולבחור את הקובץ הרצוי.
- באמצעות שימוש בתוסף ל Outlook
הערות
0 הערות
היכנס למערכת כדי להגיב.